Mitä organisaatiossanne tapahtuu, kun henkilöt vaihtuvat? Onko johtamisen systeeminne vakaa, vaikka vaihdoksia tapahtuu? Jos henkilö vaihtuu, niin heiluuko systeemi? Jos näin tapahtuu, teidän tulisi miettiä johtamisen standardejanne. Eli rakentaa roolit ja vastuut jokaiselle tasolle. Tässä lyhyt referaatti Toyotan esimiesten rooleista, joita kävimme läpi koulutuksissamme Nagoyassa vuonna 2016.
Ovatko esimiestenne työn tekemisen, kehittämisen ja ylläpidon roolit selkeitä kaikille osapuolille organisaatiossanne? Mitä havaitsette? Eri esimiestasojen roolit ovat hiukan erilaisia organisaation mukaan. Lähijohdon ajankäytöstä tulisi suuntautua parantamiseen 50 % ja vakauden ylläpitoon 50 %. Välijohdon rooliin sisältyy uudistaminen, parantaminen ja standardien ylläpitäminen. Johdon rooli on luoda suunta, rakentaa systeemit ja ohjaus organisaation toiminnalle.
Lähijohdon roolina on tavoitella toimillaan, että organisaatio voi jatkuvasti tehdä positiivista tulosta kilpailluilla markkinoilla. Hyvän esimiehen 5 tarvetta: 1) Yhteys työn tuntemiseen tarkoittaa riittävää tuntemusta tarpeellisista materiaaleista, koneista, prosesseista, työkaluista – ja miten ne toimivat yhdessä. 2) Vastuiden tunteminen tarkoittaa vastuunottoa ja hyviä suhteita ihmisiin. 3) Taito tehdä Kaizenia, tarkoittaa kauttaaltaan hukan vähentämistä, työn tuloksien parantamista, laadun ja turvallisuuden parantamista, ja kykyä tuottaa pienemmillä kustannuksilla. 4) Taito opastaa ja opettaa tarkoittaa työntekijöiden kouluttamista erinomaisiin taitoihin perustuen vakioituun työhön. 5) Taito toimia ihmisten kanssa tarkoittaa kitkatonta taitoa käsitellä ihmisten välisiä suhteita ja myös saada ihmiset toimimaan yhteistyössä keskenään. Tämä tarkoittaa TWI:tä.
Välijohdon roolina tulisi olla katsoa eteenpäin 1–2 vuoden päähän. Miten voimme tulla paremmiksi? Miten voimme auttaa lähijohtoa ja operaattoreita onnistumaan työssään. Miten varmistamme, että kaikki ovat samassa junassa ja kulkemassa samaan suuntaan. Välijohdon vastuulla on rakentaa ohjausprosessi, missä kaikki menetelmät, viisaus ja suunnitelmat on linkitetty, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa. Heidän tulisi: 1) Suunnitella ja implementoida eri vaihtoehdot ja mitata jaksottaisia organisaation tavoitteita. 2) Ohjata prosesseja ja ylläpitää systeemiä saavuttamaan tavoitteet. 3) Kehittää ja motivoida alapuolellaan olevaa esimiestasoa.
Johdon roolina tulisi olla mm. strategisen ja operatiivisen tason systeemin luominen. Heidän vastuullaan on rakentaa koulutuksen ja valmennuksen systeemi. Eli luoda systeemi, miten tuetaan Kaizen toimintaa. Miten muutetaan tietoisesti henkilöstön kehittämistä. Rakennetaan kulttuuria, jossa koulutus ja valmennus on tärkeä osa. Johdon tehtävänä on kirkastaa: Mikä on päämäärä, mitä tahdotaan saavuttaa, mikä on tavoite, aktiviteetit, jotka ovat työntekijöille ymmärrettäviä.
”Toyotassa kuuleminen kudottiin prosessiin, koska ihmiset ja prosessi ovat erottamattomat. Jos ryntäsimme eteenpäin ja jättäisimme prosessissa olevat työntekijät pois keskustelusta, kouluttajamme sanoisivat, että ”tämä on epäonnistuminen”. Ihmisille ei pidä vain ilmoittaa toimenpiteiden vaiheessa tapahtuvia muutoksia, vaan heidät tulee ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Muutoin saat vastata seuraaviin kysymyksiin: Miksi minun pitäisi muuttaa prosessia? Muiden ihmisten pitäisi muuttaa! Miksi minun on tehtävä se tällä tavalla? Oma tapani on tehokas! Olemme aina tehneet sen tällä tavalla!” Ylin johtotaso ei koskaan sanellut muutosta, mutta ne saavutettiin aina kuulemisten ja yksimielisyyden avulla. Oikopolkuja ei ollut. Keskeinen kysymys ei ole koskaan strategia, rakenne, kulttuuri tai järjestelmä. Kyse on aina ihmisten käyttäytymisen muuttamisesta. (The Toyota Engagement Equation, Tracey Richardson).
Johdon vastuulla on luoda yhteinen kieli ja yhteinen ajattelutapa, joka helpottaa viestintää omassa organisaatiossa ja yritysten rajojen yli. Tällöin kyky nopeasti ja tehokkaasti ratkaista ongelmia yhdessä kasvaa.
Johdon sitoutuminen arjen kehittämiseen: 1) Kustannusten alentaminen, 2) Luodaan ympäristö, missä työntekijät tuntevat (näkevät) omat työnsä aikaansaannokset, käyttäytymismalli, missä ongelmat tuodaan jatkuvasti näkyviin, 3) Panostetaan työntekijöiden taitojen kehittämiseen. Tämä on Hoshin Kanri periaate; eli luodaan suunta ja rakennetaan päivittäisen johtamisen ja ohjauksen toimintamalli.
Johdon taidot voidaan tiivistää: kyky lukea tulevaisuutta, päättää, valita, panna täytäntöön, varmentaa ja seurata.
Kalervo Laaksoharju, Lean Leader and Certified TWI Trainer, +358 40 550 5057